Höfliche Formeln in professionellen E-Mails: Wie trifft man jedes Mal ins Schwarze?

Beim Schreiben einer professionellen E-Mail ist die Auswahl der richtigen freundlichen Worte entscheidend. Zu formell, sie können kalt oder unterwürfig wirken. Zu vertraut, können sie auf einen Mangel an Professionalität hinweisen. Es ist alles eine Frage des Kontextes und des Gesprächspartners. Welches Anrufformat sollten Sie wählen, wenn Sie den Empfänger nicht kennen? Wie beenden Sie Ihre E-Mail auf eine Weise, die sowohl höflich als auch effektiv ist? Was sind die am besten geeigneten Ausdrücke, um eine schnelle Antwort zu erhalten?

In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Formen der Höflichkeit untersuchen, die in professionellen E-Mails verwendet werden, von der Offenheit über das Fazit bis hin zu Ausstiegsformeln. So werden Sie in der Lage sein, Ihren Ton und Ihr Sprachregister der Situation anzupassen, um jedes Mal ins Schwarze zu treffen!

1. Beschwerdeformulare: Das richtige Gleichgewicht finden

Das Anrufformular ist das erste, was Ihr Empfänger liest. Es ist daher wichtig, auf diesen ersten Eindruck zu achten. Wenn Sie Ihren Gesprächspartner nicht persönlich kennen, reicht die klassische Formel „Madam, Sir“ aus. Neutral und vielseitig, eignet es sich für die meisten beruflichen Situationen.

Vermeiden Sie jedoch die Verwendung von „Mademoiselle“, einer Formel, die dazu neigt, sowohl aus Verwaltungsdokumenten als auch aus dem beruflichen Austausch zu verschwinden. Wenn Sie die Person, mit der Sie sprechen, bereits kennen, können Sie sich für ein etwas wärmeres „Sehr geehrte Frau, sehr geehrter Herr“ entscheiden.

Wenn Sie die Funktion Ihres Empfängers kennen, zögern Sie nicht, sie zu erwähnen. „Frau Direktorin“, „Herr Personalleiter“ sind Formeln, die zeigen, dass Sie sich nach Ihrem Gesprächspartner erkundigt haben. Achten Sie jedoch darauf, nüchtern und sachlich zu bleiben: allzu kommerzielle Formulierungen wie „Sehr geehrte Frau Dupont“ sind bei einem ersten Gespräch zu vermeiden.

2. Formeln zum Ende der E-Mail: Zwischen Konventionen und Personalisierung

Die höfliche Form am Ende Ihrer E-Mail bestimmt den letzten Ton Ihrer Nachricht. Es sollte dem Kontext und dem Empfänger entsprechen und es Ihnen ermöglichen, sich von der Masse abzuheben. Die Ausdrücke „Mit freundlichen Grüßen“ und „Mit freundlichen Grüßen“ sind sichere Werte, die jedoch sparsam verwendet werden sollten, um den Effekt „Kopieren und Einfügen“ zu vermeiden.

Wenn Sie ein nachhaltigeres Register einführen möchten, können Sie sich für folgende Formeln entscheiden:

• Bitte akzeptieren Sie, Madam, Sir, meine besten Grüße
• Bitte glauben Sie, Madam, Sir, an meine hervorragende Rücksichtnahme.
• Bitte akzeptieren Sie, Herr, meine respektvollen und</li> aufrichtigen Grüße

Unter Kollegen ist oft eine lockere Registrierung erforderlich. Verwenden Sie gerne Formulierungen wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Bis bald“, „Freundlich“ oder sogar „Viel Spaß beim Lesen“, wenn Ihre Nachricht angehängte Dokumente enthält. Mit einem Kunden oder in einer formelleren Arbeitsbeziehung können Sie „Mit freundlichen Grüssen“ verwenden.

Einige Formulierungen wie „Sehr geehrte Grüße“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ schaffen Sie eine leichte Distanz, die je nach Kontext angemessen sein kann. Vermeiden Sie generell auffällige oder veraltete Formulierungen und versuchen Sie, wahrhaftig und authentisch zu bleiben. Denken Sie daran, dass Ihre endgültige Form der Höflichkeit Ihre berufliche Persönlichkeit widerspiegelt!

3. Ausstiegsformeln: machen Lust, dir zu antworten

Neben den klassischen höflichen Formulierungen ist das Ende Ihrer E-Mail der ideale Ort, um den Zweck Ihrer Nachricht auf ansprechende Weise zu wiederholen. Dies wird als Exit-Formel bezeichnet. Es sollte Ihren Gesprächspartner dazu bringen, schnell und positiv zu reagieren.

Für eine anregende Botschaft, die konkrete Maßnahmen erfordert, können Sie Formeln verwenden wie:

• Zu Ihren Diensten, um dieses Projekt Wirklichkeit werden zu lassen
• Wir hören Ihnen zu, um Ihre Informationen zu vervollständigen

Wenn Sie eine schnelle Antwort benötigen, können Sie gerne etwas direkter sein:

• Ich zähle auf Ihre Antwort für die...
• Bitte gib mir deine Antwort, bevor...

Bleiben Sie bei Konflikten oder Meinungsverschiedenheiten höflich und konstruktiv mit Formulierungen wie „Ich hätte Sie gerne informiert“ (fest, aber entgegenkommend) oder „Ich möchte Ihre nächste Anfrage positiv beantworten können“ (offen und positiv).

Ziel ist es, Ihre Erwartungen positiv zu beurteilen und gleichzeitig Ihren Gesprächspartner zu ermutigen, Ihnen zu antworten. Ihre Ausstiegsformel sollte in ihm den Wunsch wecken, den Austausch positiv fortzusetzen. Passen Sie Ihren Ton wie beim Rest Ihrer E-Mail an die Situation und den Empfänger an. Eine clevere Mischung aus Höflichkeit und Effizienz ermöglicht es Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen!

Der Schlüssel zur Auswahl der richtigen höflichen Redewendungen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Schlüssel zur Auswahl der richtigen höflichen Formeln in Ihren professionellen E-Mails darin besteht, sich an den Kontext und Ihren Gesprächspartner anzupassen. Vom Beschwerdeformular über die Ausstiegsformel bis hin zur Schlussfolgerung ist jeder Schritt wichtig, um Ihre Botschaft effektiv zu vermitteln.

Scheuen Sie sich nicht, Ihre Rezepturen zu personalisieren und dabei die geltenden Konventionen zu respektieren. Es ist dieses Gleichgewicht, das es Ihnen ermöglicht, sich abzuheben und die Unterstützung Ihrer Empfänger zu gewinnen. Schließlich spiegelt die Art und Weise, wie Sie sich schriftlich ausdrücken, Ihre berufliche Persönlichkeit wider.

Mit diesen Tipps im Hinterkopf sind Sie bereit, überzeugende E-Mails zu schreiben und die gewünschten Antworten zu erhalten. Und vergessen Sie nicht, Höflichkeit ist das Schmiermittel in beruflichen Beziehungen. Mit Bedacht eingesetzt, wird es Ihnen viele Türen öffnen!